Regulamin wykonywania pracy zdalnej w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu - Sąd Rejonowy w Oświęcimiu

Zarządzenie ADM.023.2.2026 Prezesa i Dyrektora  Sądu  Rejonowego  w Oświęcimiu z dnia  02  Lutego 2026 Roku

w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy zdalnej  oraz ustalenia wysokości ryczałtu przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu

na podstawie art. 67(24 ) § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2023 poz.1465),

zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadza się jako obowiązujący Regulamin Pracy zdalnej w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu (Załącznik nr 1)

§ 2

Ustala się wysokość ryczałtu za pracę zdalną w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu zgodnie z wytycznymi:

1. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

2. Kalkulację kosztów na potrzeby ustalenia wysokości ryczałtu obowiązującego w danym roku przeprowadza Oddział Administracyjny, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia.   Ryczałt dzienny w 2026 r. to  2,00 zł

3. Ryczałt przysługuje za każdy dzień wykonywania pracy zdalnej w danym miesiącu i płatny jest
w terminie wypłaty wynagrodzenia w miesiącu kolejnym.

4. Pracownicy korzystający z pracy zdalnej przekazują niezwłocznie po zakończeniu miesiąca,
nie później niż w terminie 7 dni roboczych, oświadczenie w sprawie przysługującego ryczałtu w związku z ponoszonymi przez pracownika kosztami związanymi z pracą zdalną stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

             SSR Małgorzata  Sadło                                                                               Anna  Chmielowska

     Prezes Sądu Rejonowego w Oświęcimiu                                                Dyrektor  Sądu Rejonowego w Oświęcimiu

 /dokument podpisano podpisem elektronicznym/                                             /dokument podpisano podpisem elektronicznym/

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr ADM.023.2.2026 Prezesa i Dyrektora Sądu Rejonowego w Oświęcimiu z dnia 02.02.2026r.

REGULAMIN WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ W SĄDZIE REJONOWYM W OŚWIĘCIMU

opracowany w dniu 15 stycznia 2026r. przez:

Sąd Rejonowy w Oświęcimiu  reprezentowany przez Prezesa i Dyrektora Sądu, zwanym dalej Pracodawcą zaakceptowany przez

OZZ AR Prim MOZ Oddział w Krakowie, zakładową organizacją związkową działającą u Pracodawcy reprezentowanym przez Agnieszkę Banaś

Ustala się  następujące zasady świadczenia pracy zdalnej u Pracodawcy:

§ 1

DEFINICJE

1.    Ilekroć w niniejszym Porozumieniu mowa jest o:

1)    Pracodawcy - rozumie się przez niego Prezesa i Dyrektora Sądu Rejonowego w Oświęcimiu

2)    Pracowniku - rozumie się przez niego osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy u Pracodawcy.

3)    Pracy zdalnej - rozumie się przez to pracę wykonywaną częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania Pracownika, w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,

4)    k.p. - rozumie się przez to ustawę z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510).

2.    Niniejsze Porozumienie zostaje wprowadzone w oparciu o art. 6720 § 1 k.p.

3.    Porozumienie określa zasady wykonywania pracy zdalnej oraz związane z tym prawa i obowiązki Pracodawcy i Pracowników.

§ 2

GRUPY PRACOWNIKÓW OBJĘTE PRACĄ ZDALNĄ

1.    Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy pracowników:

a)    Asystenci sędziego

b)    Pracownicy oddziałów: administracyjnego, finansowego,

c)    Pracownicy sekcji gospodarczej

d)  Inni urzędnicy, o ile jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.

e)    referendarze sądowi (w zakresie wydziałów cywilnego i karnego)

2.    Praca jest świadczona częściowo zdalnie na wniosek pracownika. 

3.    Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1)    przy zawieraniu umowy o pracę albo

2)    w trakcie zatrudnienia.

4.    Przed rozpoczęciem wykonywania pracy w trybie zdalnym Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i załącznikami, na dowód czego podpisuje oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu

§ 3

OBOWIĄZKI PRACODAWCY I PRACOWNIKA WYKONUJĄCEGO PRACĘ ZDALNĄ

1.    Do obowiązków Pracodawcy należy właściwe organizowanie procesu pracy, z uwzględnieniem realizacji bieżących zadań oraz obowiązujących norm czasu pracy.

2.    Pracownik jest zobowiązany do:

a)    bieżącego wypełniania zlecanych mu zadań;

b)    pozostawania w stałej gotowości do świadczenia pracy w godzinach pracy, w szczególności dostępności telefonicznej oraz mailowej;

c)    pozostawania w stałym kontakcie ze współpracownikami, przełożonymi oraz interesantami;

d)    potwierdzenia obecności w pracy w sposób uzgodniony z bezpośrednim przełożonym (poprzez wysłanie e-maila, telefonicznie );

e)    dbania o powierzony sprzęt do wykonywania pracy zdalnej oraz wykorzystywania go wyłącznie dla celów służbowych;

f)     stosowania obowiązujących u Pracodawcy procedur ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych, jak również uregulowań z zakresu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem

g)    zorganizowania swojego stanowiska pracy w sposób zapewniający odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny pracy.]

h)  bezwzględnego stosowania się do Zasad bezpiecznej pracy zdalnej stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu wykonywania pracy zdalnej.

3.    Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez Pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez Pracownika i uzgodnionym z Pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

4.    Pracownik oświadcza, że zapoznał się z zasadami poufności i procedurą ochrony danych w warunkach pracy zdalnej obowiązującymi u Pracodawcy, w tym z „Zasadami bezpiecznej pracy zdalnej w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu” stanowiącymi Załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu, jak również z zasadami bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

5.    W okresie wykonywania pracy zdalnej Pracownik ma obowiązek stawić się w siedzibie Pracodawcy tj. w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu przy ul. Rynek Główny 14,  32-600 w Oświęcimiu , na każde wezwanie Pracodawcy w ustalonych godzinach wykonywania swojej pracy.  W przypadku pracowników, o których mowa w przepisie art. 6719 § 6 i 7 k.p. wezwanie się do stawienia się w siedzibie Pracodawcy następuje z wyprzedzeniem co najmniej jednodniowym. W razie niezachowania przez Pracodawcę tego terminu Pracownik wykonujący prace zdalną może odmówić stawienia się w siedzibie Sądu Rejonowego w Oświęcimiu jedynie w przypadku niemożności zapewnienia opieki podopiecznym. O przyczynie niemożności stawienia się w siedzibie Pracownik informuje Pracodawcę w danym dniu telefonicznie, a następnie niezwłocznie wykazuje okoliczności uzasadniające niemożność stawienia się w siedzibie Pracodawcy.

6.    W przypadku świadczenia przez Pracownika pracy w miejscu zamieszkania, Pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy, z wyłączeniem:

-      art. 208 § 1 k.p.,

-      art. 2091 k.p. (zapewnienie pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),

-      obowiązków określonych w art. 212 pkt 1 i 4 k.p. (dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem),

-      art. 213 k.p. (dotyczących wymagań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla obiektów i pomieszczeń), art. 214 k.p. (standardy pomieszczeń pracy), art. 232 k.p. (zapewnienie profilaktycznych posiłków i napojów),

-      obowiązków określonych w art. 233 k.p. (dotyczących zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej).

 

§ 4

NARZĘDZIA I KOSZTY PRACY

1.    W celu wykonywania pracy Pracownik będzie wykorzystywał sprzęt przekazany przez Pracodawcę, tj. laptop służbowy. Pracownik odpowiada za bezpieczne przechowywanie sprzętu oraz brak dostępu osób trzecich do jakichkolwiek informacji w szczególności poufnych znajdujących się w nim.

2.  Dopuszczalne jest używanie prywatnych urządzeń i narzędzi pracy w celu realizacji obowiązków służbowych za zgodą pracodawcy i po uprzednim złożeniu oświadczenia potwierdzającego, że wykorzystywane narzędzia pracy i urządzenia techniczne zapewniają bezpieczne warunki pracy, określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy.

3.    Pracownik potwierdza, że został przeszkolony z Procedury ochrony danych osobowych w trakcie pracy zdalnej, obowiązującej u Pracodawcy i zapoznał się z załącznikami do Regulaminu w tym zakresie.

4.    Pracodawca zapewni Pracownikowi niezbędne wsparcie techniczne w trakcie pracy. Pracownik zobowiązany jest zgłaszać z wyprzedzeniem  wszelkie takie potrzeby,.

5.    Pracownik może korzystać zdalnie z pomocy informatyka w ramach pomocy technicznej, aktualizacji oprogramowania, itp.

6.    W celu serwisu narzędzi pracy Pracownik będzie zobowiązany stawić się w siedzibie Pracodawcy w terminie umówionym z przełożonym.

7.    Pracownik jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad serwisowania i konserwacji powierzonego mu sprzętu i systemów informatycznych.

8.    Pracodawca zobowiązany jest pokryć Pracownikowi koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty urządzeń biurowych niezapewnionych przez Pracodawcę. Z tego tytułu Pracownikowi będzie przyznawany ryczałt miesięczny, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez Pracownika w związku z pracą zdalną.

9.    Przy ustalaniu wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Kwota miesięcznego ryczałtu jest ustalana corocznie przez Pracodawcę w drodze zarządzenia na dany rok w stosunku do danego stanowiska pracy pracownika zdalnego.

10.  Ryczałt wypłaca się miesięcznie na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w terminie wypłaty tego wynagrodzenia, po uprzednim złożeniu przez pracownika oświadczenia o ilości godzin pracy zdalnej.

 

KONTROLE PRACY ZDALNEJ

1.    Pracodawca może w każdym czasie przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej u Pracownika w ustalonym miejscu jej świadczenia. Kontrola może dotyczyć kwestii wykonywania pracy zdalnej, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych.

2.    Kontrola w zakresie ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 4 – Zasadach bezpiecznej pracy zdalnej, a jej celem jest weryfikacja przestrzegania przez pracowników wymogów bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego.     

3.  Kontrola odbywa się w obecności Pracownika, w miarę możliwości w uzgodnionym z nim dniu. Informację o kontroli Pracodawca przekazuje Pracownikowi co najmniej na jeden dzień przed jej datą. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności Pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

4.    Jeżeli Pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje Pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej Pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez Pracodawcę.

§ 6

POLECENIE PRACY ZDALNEJ

1.    Praca zdalna może być wykonywana na polecenie Pracodawcy:

1)    w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2)    w okresie, w którym zapewnienie przez Pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy Pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

-      jeżeli Pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

2.    Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w ust. 1, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

3.    W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej Pracownik informuje o tym niezwłocznie Pracodawcę. W takim przypadku Pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

4.    Do wydawania poleceń pracy w trybie zdalnym (wzór polecenia stanowi załącznik nr 2) upoważnieni są w stosunku do podległych pracowników kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Polecenie wydawane jest każdorazowo na czas określony, nie dłuższy niż 1 miesiąc, z możliwością jego przedłużenia.

 

§ 7

PRACA ZDALNA NA WNIOSEK

1.    Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1)    pracownika - rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329), tj. o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia,

2)    pracownika - rodzica:

a)    dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

oraz

b)    dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14.12.2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), również po ukończeniu przez nie 18 roku życia,

3)    pracownicy w ciąży,

4)    pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4-go roku życia,

5)    pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

-      o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

2.    O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku Pracodawca informuje Pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez Pracownika.

§ 8

OKAZJONALNA PRACA Z DOMU

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek Pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Do pracy zdalnej w tym trybie nie stosuje się przepisów art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3 k.p. (załącznik nr 3)

§ 9

Niniejsze Porozumienie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. Z dniem ogłoszenia następuje rozwiązanie dotychczasowych porozumień pracodawcy z pracownikami o zasadach wykonywania pracy zdalnej.

Załączniki:

1)    Oświadczenie Pracownika o zapoznaniu się z Regulaminem Pracy Zdalnej i załącznikami w tym z Zasadami bezpiecznej pracy zdalnej (załącznik nr 1)

2)    Wzór polecenia pracy zdalnej (załącznik nr 2)

3)   Wzór uzgodnienia stron dotyczącego pracy zdalnej (załącznik nr 3)

4)  Zasady bezpiecznej pracy zdalnej (Załącznik nr 4).

 

Załącznik nr 1

                                                                                                  ...................., dnia .................... r.

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA

Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem wykonywania pracy zdalnej oraz Zasadami Bezpiecznej Pracy Zdalnej stanowiącymi załącznik do Regulaminu obowiązującymi u Pracodawcy oraz zobowiązuję się do ich przestrzegania.

........................................

podpis Pracownika

 

Załącznik nr 2

                                                                                                 ...................., dnia .................... r.

.....................................

(pieczęć Pracodawcy)

Sz. P.

..................................

Polecenie pracodawcy w sprawie pracy zdalnej

Na podstawie art. 6719 § 3 kodeksu pracy ze względu na trwający stan .................... polecam Pani(-u) pracę w formie zdalnej na okres od .................... do .................... r.

Jednocześnie zobowiązuję Panią (Pana) do przestrzegania zasad organizacyjnych, w tym zasad bhp, Regulaminu Ochrony Danych Osobowych i potwierdzenia obecności określonych w Porozumieniu pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej o zasadach wykonywania pracy zdalnej, obowiązującym u Pracodawcy.

...............................................

podpis Pracodawcy/osoby

upoważnionej przez Pracodawcę

Załącznik nr 3

UZGODNIENIE STRON DOTYCZĄCE PRACY ZDALNEJ OKAZJONALNEJ

Strony:

1)      Pracownik:

2)      Pracodawca:

zgodnie postanawiają, że od dnia…………. Pracownik ma możliwość świadczenia pracy zdalnej pod adresem………………..

1.      Pracownik będzie miał możliwość świadczenia pracy zdalnej w dniach uzgodnionych z bezpośrednim przełożonym.

2.      Pracownik oświadcza, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym
w niniejszym uzgodnieniu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
a stanowisko pracy spełnia wymagania ergonomii.

3.      Pracownik wyraża zgodę na prowadzenie przez upoważnioną przez Pracodawcę osobę kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie bhp oraz przestrzegania Regulaminu Ochrony Danych Osobowych. Kontrola może być przeprowadzona w godzinach pracy pracownika, w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Podpisy stron

Załącznik nr 4

ZASADY BEZPIECZNEJ PRACY ZDALNEJ w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu

§ 1.
Cel i zakres

Niniejszy dokument określa zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej,
w szczególności ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, służbowych
i poufnych oraz bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych używanych w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu.
Zasady mają zastosowanie do wszystkich pracowników i współpracowników wykonujących obowiązki służbowe w trybie pracy zdalnej, niezależnie od używanego sprzętu i miejsca świadczenia pracy.
Celem dokumentu jest zapewnienie poufności, integralności, dostępności oraz rozliczalności informacji przetwarzanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.
 

§ 2.
Środowisko techniczne pracy zdalnej

Połączenie z infrastrukturą Sądu odbywa się wyłącznie poprzez VPN domenowy zestawiany z siecią sądową, z wykorzystaniem uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) za pomocą aplikacji mobilnej.
Dostęp do zasobów sądowych realizowany jest wyłącznie przez pulpit zdalny (RDP) systemu Windows, po wcześniejszej weryfikacji stacji roboczej użytkownika przez administratora lub informatyka – w tym potwierdzeniu tożsamości użytkownika telefonicznie lub poprzez aplikację.
Uwierzytelnianie użytkowników odbywa się przy użyciu systemu dedykowanego, integrującego logowanie do domeny i usług zdalnych.
Uprawnienia do korzystania z usług zdalnych przyznawane są wyłącznie na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej, zaakceptowany przez informatyka
i zatwierdzony przez Prezesa Sądu lub/i Dyrektora Sądu .
Każde połączenie zdalne jest rejestrowane w logach systemowych i może być monitorowane przez administratorów systemu w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji.
 

§ 3.
Środki organizacyjne i obowiązki użytkownika

Pracownik zobowiązany jest do:
Zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku
z wykonywaniem pracy, w tym danych osobowych, informacji służbowych
i dokumentów niejawnych.
Nieudostępniania osobom trzecim sprzętu służbowego ani danych uwierzytelniających (loginów, haseł, kodów 2FA).
Przechowywania sprzętu służbowego w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym.
Niepozostawiania otwartych sesji systemowych bez nadzoru.
Stosowania się do zasad higieny cyfrowej (blokowanie ekranu, silne hasła, brak prywatnych kont w przeglądarce).
Zgłaszania każdej awarii, podejrzenia incydentu bezpieczeństwa lub naruszenia ochrony danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych / Informatyka.
Pracownik ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną za naruszenie zasad bezpieczeństwa określonych w niniejszym dokumencie i w Regulaminie pracy zdalnej.
 

§ 4.
Środki techniczne

W pracy zdalnej obowiązuje:
a) aktualne oprogramowanie systemowe i antywirusowe,
b) szyfrowanie dysku twardego urządzenia,
c) blokada ekranu po maks. 5 minutach bezczynności,
d) regularne aktualizacje systemu operacyjnego i aplikacji,
e) stosowanie tylko oprogramowania zatwierdzonego przez administratora IT,
f) zakaz używania publicznych lub niezabezpieczonych sieci Wi-Fi (zalecane połączenie przez hotspot lub VPN),
g) automatyczne blokowanie konta po trzech nieudanych próbach logowania.
Kopie zapasowe danych wykonywane są centralnie przez administratorów systemu – użytkownik nie może samodzielnie przenosić danych służbowych na zewnętrzne nośniki, pendrive’y lub dyski prywatne.
Wszelkie dokumenty elektroniczne przetwarzane lokalnie muszą być przechowywane wyłącznie w zasobach domenowych lub aplikacjach systemowych sądu.
 

§ 5.
Ochrona danych osobowych i dokumentacji

Przetwarzanie danych osobowych w trybie pracy zdalnej odbywa się zgodnie z art. 32 RODO i Polityką Ochrony Danych Osobowych obowiązującą w Sądzie Rejonowym w Oświęcimiu.
Dokumenty papierowe (jeśli są przetwarzane w miejscu pracy zdalnej) muszą być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich, przechowywane w zamykanej szafie lub teczce, a po zakończeniu pracy przekazywane do Sądu.
Wydruki robocze muszą być niszczone przy użyciu niszczarki w siedzibie Sądu lub zwracane do komórki macierzystej w celu zniszczenia.
Zakazuje się przesyłania danych osobowych i dokumentów sądowych za pośrednictwem prywatnych skrzynek e-mail, komunikatorów lub usług chmurowych.
 

§ 6.
Zasady korzystania ze sprzętu

Sprzęt służbowy (laptop, token, telefon służbowy) może być używany wyłącznie do celów służbowych.
Użycie sprzętu prywatnego do celów służbowych wymaga pisemnej zgody Pracodawcy po ocenie bezpieczeństwa technicznego przez informatyka.
Wszelkie naprawy, instalacje i konfiguracje wykonuje wyłącznie upoważniony pracownik IT.
W przypadku utraty lub kradzieży sprzętu służbowego pracownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić informatyka oraz Inspektora Ochrony Danych.
 

§ 7.
Postępowanie w razie incydentu

Każde podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa (np. phishing, podejrzane e-maile, utrata urządzenia, nieautoryzowany dostęp) należy natychmiast zgłosić:
Informatykowi Sądu,
Inspektorowi Ochrony Danych,
Przełożonemu.
Do czasu otrzymania instrukcji należy odłączyć urządzenie od sieci i nie podejmować działań, które mogą utrudnić analizę incydentu.
Zgłoszenia incydentów rejestrowane są w ewidencji bezpieczeństwa informacji.
 

§ 8.
Postanowienia końcowe

Niniejsze zasady stanowią integralny element Regulaminu wykonywania pracy zdalnej.
Pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia zapoznania się z treścią niniejszego załącznika podpisem na oświadczeniu, o którym mowa w załączniku nr 1 do Regulaminu.
Dokument wchodzi w życie z dniem ogłoszenia i może być aktualizowany
w zależności od zmian w infrastrukturze technicznej lub przepisach prawa.